Con l’avvio del RENTRI – Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, il registro cronologico di carico e scarico deve essere gestito e conservato in formato digitale, secondo quanto previsto dal D.M. 4 aprile 2023 n. 59 e dalle Modalità Operative n. 17 – Specifiche tecniche, approvato con Decreto Direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023.
L’obiettivo è garantire che i registri siano autentici, integri, leggibili e reperibili nel tempo, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e delle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Scadenze e obblighi RENTRI
- Dal 13 febbraio 2025 gli operatori iscritti al RENTRI devono tenere il registro in modalità digitale.
- Il trasferimento al sistema di conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno, con possibilità di versamenti più frequenti.
- Il registro deve essere conservato per 3 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 190 D. Lgs. 152/2006).
Cos’è la conservazione digitale
La conservazione digitale è il processo che assicura la validità legale e la leggibilità dei documenti informatici nel tempo.
Non è più necessario stampare i registri su carta vidimata: il documento digitale ha pieno valore legale di forma, contenuto e data.
Per garantire autenticità, integrità e opponibilità a terzi, ogni documento deve avere:
- Sottoscrizione digitale da parte del responsabile della conservazione;
- Marca temporale che certifica la data certa di versamento.
Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione
- Responsabile della conservazione: il rappresentante della Persona Giuridica alla quale fa riferimento il servizio di conservazione, o altro soggetto nominato dallo stesso, che ha la facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla normativa vigente.
- Responsabile del versamento (produttore): che può essere lo stesso rappresentante della Persona Giuridica, o altro soggetto nominato dallo stesso, che produce il “pacchetto di versamento” (il documento elettronico firmato digitalmente con marca temporale e corredato dai metadati identificativi) ed è il responsabile del trasferimento del “pacchetto” al servizio di conservazione.
- Responsabile del servizio di conservazione: attua politiche del servizio di conservazione, nonché governa la gestione del sistema stesso in conformità alla normativa vigente (rappresenta il fornitore del servizio per la conservazione).
Fasi del trasferimento in conservazione
Produzione del registro digitale
L’operatore produce il documento elettronico in formato .XML (c.d. Pacchetto di Versamento) che deve rispettare lo schema di validazione (XSD) del registro elettronico vidimato digitalmente attraverso RENTRI, pubblicato nella sezione APIDocs.
Trasferimento al sistema di conservazione
L’operatore trasmette, con le modalità previste da ciascun servizio di conservazione, il file XML che costituisce il Pacchetto di Versamento.
Rapporto di Versamento (RdV)
Il servizio di conservazione produce un rapporto di versamento (RdV) in formato file XML che viene generato automaticamente una volta completata la fase di controllo del pacchetto di versamento. I controlli effettuati in questa fase sono volti ad evidenziare informazioni errate, mancati o, comunque, non conformi agli standard ammessi dal servizio di conservazione. Il rapporto di versamento attesta l’avvenuta presa in carico da parte del servizio di conservazione dei pacchetti di versamento invgiati dal Produttore.
Pacchetto di Archiviazione (PdA)
Nella fase finale del processo di conservazione viene generato il Pacchetto di Archiviazione (PdA) che rappresenta il contenitore di uno o più Pacchetti di Versamento (PdV) nonché di tutti gli elementi necessaqri per una conservazione a norma. Il PdA è inoltre corredato da un indice xml che viene firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di conservazione che vi appone la marca temporale. Da questo momento il pacchetto di versamento non potrà più essere modificato.
Consultazione ed esibizione
Il servizio di conservazione vede consentire inoltre all’operatore di ricercare i documenti versati e assicurare in questo modo l’esibizione, quando richiesta, dei documenti conservati agli Organismi competenti e di controllo.
Requisiti di conformità
Il registro digitale deve rispettare:
- Immodificabilità (struttura XML + firma digitale);
- Integrità e tracciabilità (log e marcature temporali);
- Leggibilità e reperibilità per tutto il periodo di conservazione.
Perchè è importante
Il trasferimento del registro digitale al sistema di conservazione è obbligatorio per tutti gli operatori RENTRI e garantisce:
- Conservazione a norma dei registri;
- Tutela legale delle informazioni;
- Semplificazione dei processi amministrativi.
Conservazione a norma del FIR digitale
A partire dal 13 febbraio 2026 i produttori iscritti al RENTRI saranno obbligati all’utilizzo del formulario digitale, come previsto dal D.M. 59/2023.
La copia completa del FIR digitale è soggetta a conservazione digitale a norma, al fine di garantire l’accessibilità dei dati, la loro utilizzabilità, integrità, autenticità e reperibilità.
Produttore, trasportatore e destinatario devono trasferire la copia completa del FIR al sistema di conservazione almeno una volta all’anno; resta ferma la facoltà per ogni operatore di procedere con maggiore frequenza al predetto trasferimento.
Azioni consigliate per la conformità
Per la conservazione sostitutiva, tutti gli operatori – inclusi quelli che utilizzano i servizi del RENTRI – devono rivolgersi a fornitori qualificati, come quelli che offrono servizi di conservazione delle fatture elettroniche.
Nel caso non abbiate già provveduto, Vi invitiamo a contattare il vostro fornitore per adempiere all’obbligo previsto.
